Eczanelerde ortalama 3-4 kişi çalışıyor. 3-4 kişinin çalıştığı bir yer büyük kurumlar gibi süreçlerle yönetilir mi? İş ile mi uğraşacağız yoksa bürokrasi ile mi?
Eczanenin de birbirinden farklı ama birbiri ile ilişkili, yönetilmesi gereken işleri (süreçleri) var. Bu işlerin birbirleri ile ilişkilerinin tanımlanması, etkilerinin ortaya koyulması ve bütünsel bir yaklaşımla yönetilmesi “eczanede süreç yönetimi” olarak tanımlanabilir. Günümüzde eczane yönetimi, SUT, BUT, SGK programı, reçete onayları vb. konularla zaten tam bir bürokrasinin içinde. Süreç yönetimi ile amaçlanan bunların hem kendi içinde doğru tanımlanması, hem birbirleri ile ve bütünsel açıdan değerlendirilebilmesinin sağlanması olmalı. Amaç bürokrasiyi artırmak değil yoluna koymak olmalı. Bununla amaçlanan tekrarlı ve yanlış yapılan işlerden kaynaklanan zaman ve kaynak kaynaklı maliyetlerini de ortadan kaldırmak.
Kalite?
Biz zaten işimizi iyi yapıyoruz…
Eczane küçük, herkes diğerinin yaptığı işi biliyor. Bu kadar işin arasında yazılı çizili bir sürü doküman oluşturmak zaman kaybı değil mi? Bunları yapsak da dün ne yapıyorsak bugün de aynı şeyi yapmaya devam edeceğiz. Peki onca çalışma gerekli mi?
Kaliteyi pek çok şekilde tanımlayabiliriz. Sonuçta önemli olan müşterinin dediğidir. Müşterinin istek ve beklentilerini karşıladığımız sürece kalite anlam kazanacaktır. Eczanede kalite yaklaşımının ön plana çıkarılmasıyla, yapılan işlerde bir değişiklik olmayacak ancak bununla birlikte gerek eczacı, gerek çalışan gözünde müşteri odaklı çalışma tarzı sürekli güncel tutuluyor olacak. İşin yapılışı için prosedür oluşturulabilir ancak bu prosedürlerin yazılı olması gerekmez. Herkes ne zaman ne yapılması gerektiğini biliyorsa ve uyguluyorsa prosedür işliyor demektir. Prosedürlerin yazılı olması ise kafalar karıştığında işi tarif etmesi bakımından yararlı olduğu gibi, çalışanların değişmesi durumunda da eğitim ve oryantasyon aşamasında katkı ve süreklilik sağlamaktadır.
Çalışan sirkülasyonunuz ne durumda? Çalışanlarınız sizi anlıyor mu? Siz onları anlıyor musunuz? Çalışanınız sizin ne yapmak istediğinizi biliyor mu? Bir problem olduğunda neden ve kimden kaynaklandığını tespit etmede sorun yaşıyor musunuz? Sorunu nasıl tespit ediyorsunuz?
Çalışanınızın vizyonu, hayat beklentisi sizin hedeflerinizle örtüşüyor mu?
Çalışanların hedefleri var mı? Çalışanların performansını nasıl ölçeceğiz?
Tam olarak anlaşılamasa da çalışanlar bir işletmenin en önemli kaynakları arasındadır. Çalışanlar, oluşacak bir müşteri memnuniyetsizliğinin sebebi olabileceği gibi esnek ve çözümcü yaklaşımları ile müşteri bağlılığı ve sadakatinin kaynağı da olabilir. Bu nedenle yanlış çalışan seçimi, yetersiz çalışan eğitimi ve motivasyon eksikliği önemli maliyet kaynaklarından biri olabilir.
ISO 9001 Kalite Sistemi alan eczaneler var? Ne kadarı bunu uyguluyor? Ne kadarı devam ettirebildi? Ne kadarı bundan ne kadar yararlandı?
Kalite sistemine sadece ISO 9001 olarak bakmak bazı konular açısından yetersiz kalabilir. ISO 9001 insan kaynağı, pazarlama ve finans açısından bir standart sağlamaz. Bu nedenle olaya daha geniş bir açıdan bakmak yararlı olacaktır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemini doğru ve etkin kullanan eczaneler hiç olmayan ya da olup da hakkıyla kullanmayanlara nazaran pek çok alanda daha sistematik ve daha sağlıklı yol alacaktır. Sistemin yararına gerçekten inanmadıkça ve sistemi hakkıyla işletmedikçe bu sadece iş yükü getirecektir.
İlaç fiyat düşüşleri, ticari ıskontolarda yaşanan kayıplar gibi çok ciddi sorunumuz varken ve bu sorunlar eczanenin geleceği ile ilgili çok ciddi soru işaretleri oluştururken kalite standartları çok lüks değil mi?
Bir sistemin olmaması ya da işlerin çalışana bağımlı şekilde yapılması eczanelerin önünde böylesine önemli konular varken rutin işlerin dahi hatalı yapılma olasılığını artıracaktır. Bu durumda hem daha önemli konulara yeterince odaklanılamayacak hem de rutin işler kaynaklı (ilaç hazırlama, faturalama vb.) gereksiz maliyetler oluşabilecektir. Eğer eczacı eczanesinde problemsiz bir sistemin oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlamışsa rutin işleri düşünmeyip asıl odaklanması gereken işlere odaklanacak ve bu işlere yeterli zamanı ayırabilecektir.
Tüm bu sorularınızın cevapları, Farmasyon Eğitim ve Danışmanlık profesyonelleri ve danışman eczacılar tarafından hazırlanan süreç çalışmaları hakkında bilgi almak ister misiniz?
Etiketler : Süreç Yönetimi
